Hotline
0945.518.538
Máy scan tài liệu cho văn phòng là một thiết bị chuyên dụng được thiết kế để chụp ảnh hoặc quét các tài liệu giấy và chuyển đổi chúng thành hình ảnh kỹ thuật số. Các máy scan tài liệu được sử dụng rộng rãi trong môi trường văn phòng để chuyển đổi tài liệu văn bản, hình ảnh hoặc bản vẽ thành định dạng số, giúp dễ dàng lưu trữ, quản lý và chia sẻ thông tin.
Trước khi cũng ta đi vào tìm hiểu các loại máy scan tài liệu cụ thể, chúng ta sẽ cùng điểm qua một số kinh nghiệm chọn mua máy scan tài liệu cho văn phòng một cách phù hợp nhất trước nhé. Việc chọn máy scan tài liệu cho văn phòng đòi hỏi sự xem xét kỹ lưỡng về nhu cầu và yêu cầu cụ thể của văn phòng của bạn. Dưới đây là một số bước và yếu tố quan trọng bạn nên xem xét khi chọn máy scan tài liệu:
- Nhu Cầu Quét: Xác định lượng công việc quét cần thực hiện hàng ngày hoặc hàng tuần để xác định tốc độ và khả năng xử lý của máy cần mua.
- Tốc Độ Quét: Nếu văn phòng của bạn có nhu cầu quét lớn, bạn cần một máy với tốc độ quét cao. Đối với văn phòng có khối lượng công việc lớn, tốc độ quét nhanh là một yếu tố quan trọng.
- Quét Hai Mặt (Duplex Scanning): Máy scan tài liệu nên hỗ trợ quét cả hai mặt tự động để tiết kiệm thời gian và giảm gian lận tài liệu.
- Độ Phân Giải: Độ phân giải quyết định chất lượng hình ảnh. Nếu bạn quét văn bản chủ yếu, độ phân giải từ 300 dpi trở lên là đủ.
- Kích Thước Tài Liệu: Xác định kích thước tài liệu lớn nhất mà bạn cần quét. Một số máy scan có thể xử lý tài liệu kích thước A3 hoặc thậm chí lớn hơn.
- Khả Năng Xử Lý Tài Liệu Đa Dạng: Nếu bạn cần quét các loại tài liệu khác nhau như thẻ nhựa hay bản sao hình ảnh, hãy chọn máy scan có khả năng xử lý đa dạng.
- Kết Nối và Chia Sẻ: Chọn máy scan tương thích với hạ tầng mạng của văn phòng và cung cấp khả năng chia sẻ dữ liệu một cách thuận tiện.
- Phần Mềm Đi Kèm: Phần mềm quản lý tài liệu đi kèm là một yếu tố quan trọng, giúp tổ chức và tìm kiếm dữ liệu một cách hiệu quả.
- Chi Phí và Ngân Sách: Xác định ngân sách bạn có sẵn để đầu tư vào máy scan. Cân nhắc giữa giá cả và tính năng để chọn được máy phù hợp.
- Đánh Giá và Đánh Giá Sản Phẩm: Đọc đánh giá từ người dùng khác, tìm hiểu về các tính năng và độ ổn định của máy scan từ những người đã sử dụng.
- Dịch Vụ Hỗ Trợ và Bảo Hành: Kiểm tra chất lượng dịch vụ hỗ trợ và thời gian bảo hành. Dịch vụ hỗ trợ tốt có thể giúp giải quyết vấn đề nhanh chóng khi cần thiết.
Bằng cách xem xét những yếu tố trên, bạn có thể chọn được máy scan tài liệu phù hợp nhất với nhu cầu và yêu cầu của văn phòng.
Ngay dưới đây sẽ là một số loại máy scan tài liệu phổ biến và đáng chú ý trong năm 2023 mà bạn có thể quan tâm khi tìm kiếm máy scan tài liệu cho văn phòng, cùng tham khảo ngay nhé.
Máy quét Epson DS-60000 này là một chiếc máy scan tài liệu A3 đáp ứng nhu cầu của các công ty những người yêu cầu chụp tài liệu nhanh, đáng tin cậy và linh hoạt chuyển đổi, để lưu trữ và phân phối tài liệu điện tử. Quét lên đến 40 trang mỗi phút, thiết bị hiệu quả và đáng tin cậy này đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp vừa và lớn đang tìm kiếm quy trình làm việc tài liệu nâng cao.
Tốc độ quét máy đạt được lên đến 40ppm (một mặt) và 80ipm (2 mặt 1 lượt) giúp nâng cao hiệu suất hoạt động cho doanh nghiệp, nâng tổng số trang quét hàng ngày lên đến 5,000 trang. Với bộ nạp giấy tự động 200 tờ, máy quét chấp nhận nhiều loại giấy chuẩn và giấy mỏng khác nhau có kích cỡ nhỏ hơn A6 (khoảng 60-190gsm) và các kích thước khác từ 50-128gsm. Máy còn được trang bị bộ cảm biến siêu âm ngăn ngừa tình trạng quét 2 tờ cùng lúc và cảnh báo người dùng nếu nạp sai cỡ giấy.
Bộ tính năng scan của Epson bao gồm nhiều tính năng tiên tiến và hữu ích như:
- Files tuân thủ PDF/ A-1b (ISO): Lưu kích cỡ font gốc và giữ bản scan như bản gốc
- Cài đặt hẹn giờ tắt nguồn: Tiết kiệm điện năng bằng cách cài đặt tắt máy chiếu sau khi không sử dụng trong một thời gian cụ thể.
- Nâng cao và loại bỏ màu sắc: Chọn một trong những màu sắc (đỏ, xanh da trời, xanh lá cây, hồng, tím, vàng hoặc cam) hoặc sử dụng setting để bỏ hoặc nâng cao độ nét của các chữ ký, các con dấu “tuyệt mật” và “khẩn cấp”. tính năng này còn có thể nâng cao hoặc loại bỏ nhiều màu sắc (tối đa 5 màu) trong cùng 1 lượt.
Máy quét 2 mặt Epson DS-530II tốc độ cao là một thiết bị tập trung vào công việc đem lại tốc độ cao trong thiết kế xử lý đa dạng các chủng loại vật liệu. Người dùng có thể quét bất cứ tài liệu gì từ tài liệu mỏng đến thẻ nhựa hay thậm chí là một xấp tài liệu dày phẳng. Trên hết, thiết bị máy quét Epson này hỗ trợ quét tài liệu và chia sẻ chúng đến nhóm làm việc của bạn thông qua các kết nối mạng cũng như quét di động một cách liền mạch.
- Quét tốc độ cao, linh hoạt: Đẩy tốc độ quét lên đến 35ppm/70ipm, máy quét Epson DS-530II có thể xử lý hàng loạt các chất liệu giữa 27-413gsm. Do đó, người dùng có thể quét bất cứ tài liệu nào từ giấy đến các thẻ nhựa như thẻ tín dụng, thẻ ID, namecard một cách hiệu quả và liền mạch.
- Tùy chọn phẳng: Flatbed Dock có thể sử dụng với tính năng Epson Perfection V39 để cung cấp cho người dùng tuỳ chọn phẳng cần thiết để quét những tài liệu dày như sách, tài liệu mỏng nhỏ, dễ bị hư hại như hoá đơn.
- Quét tài liệu mỏng và khổ A3 dễ dàng: Máy scan Epson DS-530II có thể quét tài liệu mỏng và nhỏ cũng như các tài liệu khổ A3 sử dụng tấm chuyển đổi để tự động phát hiện. Ngoài ra, người dùng còn có thể quét tài liệu mà không cần sử dụng đến tấm chuyển đổi bằng cách bật chế độ quét chậm.
- Nâng cấp văn bản: Máy quét Epson DS-530II cải thiện việc nhận diện văn bản khi quét tài liệu cho dù đó là tài liệu đen trắng hay xám. Nó còn có thể loại bỏ nền để hiển thị rõ hơn, được sử dụng đặc biệt cho tài liệu in 2 mặt.
Máy quét Epson DS-860 là máy quét tài liệu 2 mặt tốc độ cao, khổ A4, độ phân giải 600 dpi, tốc độ quét 1 mặt 65 trang A4 /1phút, tốc độ quét 2 mặt 130 trang A4 /1phút , kết nối USB 2.0,(Optional Ethernet),khay giấy 80 tờ,số lượng bản quét trong 1 ngày: 6000 trang, hỗ trợ quét danh thiếp, nhãn, chứng minh nhân dân, thẻ nhựa ...
- Do nhu cầu tự động hóa hiệu quả của nhiều văn phòng và khách hàng, máy quét DS-860 được thiết kế để sắp xếp lưu giữ hồ sơ đồng thời mang lại mức độ bảo mật, độ tin cậy và khả năng mở rộng cao.
- Các chức năng này được hỗ trợ bởi khả năng chụp ảnh chất lượng cao (600dpi) ở tốc độ nhanh. Điều này là nhờ vào các tính năng nâng cao hình ảnh như cắt kích cỡ tự động, hiệu chỉnh tự động nghiêng (cạnh cứng) và giảm độ trượt màu, được thực hiện bởi CPU lõi kép hiệu suất cao với khả năng tăng tốc phần cứng tích hợp sẵn.
- Dễ dàng điều chỉnh hình ảnh trong khi quét, sử dụng phần mềm tăng cường hình ảnh của Epson với chức năng tự động xoay. Các tính năng nâng cao như nhận dạng mã vạch và Zonal OCR cho phép tách tài liệu nhanh chóng và đặt tên tệp dễ dàng.
- Thiết kế khay giấy sáng tạo cho phép các trang được quét dễ dàng hơn bằng cách giảm ma sát giữa khay và trang được quét. Điều này cho phép dữ liệu đi qua máy quét một cách trơn tru, giảm thiểu lỗi nguồn cấp dữ liệu.
Là một trong những thương hiệu nổi tiếng trên thị trường các dòng máy quét đến từ Plustek luôn mang một kiểu dáng độc đáo và thời thượng. Song song đó kết cấu nhỏ gọn cũng là ưu điểm khiến nhiều khách hàng tin dùng lựa chọn để tiết kiệm không gian trong việc bố trí. Tuy với kiểu dáng như vậy PS3150U vẫn có thể đáp ứng được đầy đủ các tính năng scan mà bạn mong muốn. Máy scan Plustek PS3150U là một trong số gợi ý mà chúng tôi dành cho bạn.
- Máy quét Plustek PS3150U được thiết kế tinh giản, gọn nhẹ, đặc biệt phù hợp với văn phòng vừa và nhỏ hoặc gia đình. Máy quét Plustek này được thiết kế quét hai mặt tự động lên đến 50 tờ/phút, 100 ảnh/phút hỗ trợ quét các loại thẻ cứng nổi dày đến 1,2 mm như căn cước, bằng lái xe mà không cần điều chỉnh máy.
- Plustek PS3150U sử dụng công nghệ Dual CIS với khả năng quét 2 mặt với 1 lần quét, cùng với khay nạp giấy tự động ADF cho phép người dùng có thể quét một tập tài liệu 2 mặt lên đến 100 tờ nhanh chóng và thuận tiện.
- Cảm biến siêu âm giúp phát hiện nạp giấy kép trong quá trình quét tài liệu. Khi phát hiện ra nạp giấy kép, máy sẽ ngừng quét và hiển thị cảnh báo. Tính năng này được bật mặc định để tự động cải thiện quá trình và và kết quả. Tuy nhiên, có thể tắt tính năng khi quét các giấy tờ có nhãn, ghi chú dán, biên lai có viền hoặc thẻ nhựa.
Máy quét chuyên dụng Brother ADS-2200 là dòng máy quét 2 mặt tự động với thiết kế vững chắc mang đến độ bền cao, tốc độ 35 trang A4/ phút giúp bạn xử lý công việc nhanh chóng và hiệu quả.
- Máy quét Brother ADS-2200 có kích thước nhỏ gọn, phù hợp cho các văn phòng, công sở, có thể đặt trên bàn làm việc mà không tốn quá nhiều không gian. Máy quét tiết kiệm không gian đặt trên bàn vì có kích thước nhỏ gọn. Bạn dễ dàng thay đổi vị trí đặt máy tới vị trí cần thiết.
- Máy scan Brother có tốc độ quét màu hai chiều nhanh 35 trang/phút, 70 hình ảnh/ phút, khả năng xử lý giấy linh hoạt (bao gồm giấy biên nhận và thẻ ID nhựa) thông qua phương tiện tự động nạp giấy 50 tờ.
- Máy có khả năng hỗ trợ quét chính xác, rõ nét với độ phân giải 600 x 600dpi. Máy tích hợp các công cụ quét mạnh mẽ trực quan, tài liệu scan được cải thiện chất lượng hình ảnh để lưu trữ, chỉnh sửa, chia sẻ và nhận dạng OCR (Optical Character Recognition). Độ sâu màu 24 bit giúp cho máy scan có thể nhận dạng và lưu trữ số lượng màu sắc nhiều hơn, giúp ích rất nhiều trong việc xử lý ảnh.
